Kun kirjoituksia eri projekteissa on paljon, voi niiden sisällön muistaminen käydä haastavaksi esim. tilanteessa, jossa on tarkoitus viitata yhdessä kirjoituksessa moneen muuhun, jossa käsitellään kauttaaltaan jotain tiettyä aihetta, on sanottu jotain erityistä tai joka voisi antaa ideaa uuteen kirjoitukseen.

Kirjoituksien löydettävyyden tällainen helpottaminen ei välttämättä ole aina pelkästään hyväksi, sillä voi myös olla parempi oman ajattelun hallinnan kannalta, että esim. eri aikakausina kirjoitettuja asioita tai eri aikakausiin liittyviä asioita ei tällä tavoin liitä toisiinsa, sillä tällaiset esivalmistelut saattavat jäädä pitkäksi aikaa sellaiseksi, vaikkei niille sitten kenties mitään käyttöä olekaan.

Kuitenkin, johonkin tavoitteeseen nähden hyödyllisten kirjoitusten etsiminen voi olla vaativa tehtävä, ja täten joissakin skenaarioissa on hyödyllistä, että on esivalittuna kirjoituksia, joita saattaa haluta löytää nopeammin myöhemmin.

Kirjoituksien löydettävyys -ryhmissä ryhmien nimet on rajattu muutaman kymmeneen kirjainmerkkiin, ryhmissä itsellään voidessa ollessa useita luonnehdintatekstejä (descriptions), jotka voivat olla paljon pidempiä. Nämä luonnehdintatekstit ovat niitä, joiden on jollain perusteella tarkoitus luonnehtia esim. sitä, mitä niille merkityistä kirjoituksista löytyy tai mitä mietteitä saattaisi juontua esille.

Haku-näkymä on eräs luontevan oloinen paikka näiden hyödynnettävyydelle, missä ryhmän nimen voi valita valikosta ja mikä sitten listaa siihen sisältyvät linkilliset luonnehdintatekstit, joiden käytön voinee arvata.

Käytettävissä on myös näkymä kirjoitusten löydettävyys -ryhmillä kohdistuvuuden "visualisointiin", mikä tarkoittaa mm. käyttäjän kaikkien kirjoituksien listaamista visuaalisten symboleiden avulla, missä symbolit tarkoittavat joko sitä, että luonnehdintatekstiä ei ole tai kirjoituksilla on yksi tai useampi luonnehdintateksti. Haasteena käytettävyyden kannalta on, että käyttäjän mieli kuormittuu sen miettimisestä, mikä symboli tarkoittikaan mitä luonnehdintatekstiä ja missä pitää luonnehdintatekstit sillä aikaa, kun käyttäjä selailee tällä tavoin listailtuja kirjoituksia, vaikka ovatkin projekteittain ja kirjoitusten kokoelmittain lajiteltuja ja toisistaan eroteltuja. Onkin mahdollista, että näitä symboleita katselemalla voi tuntua, että ne tuntuvat merkityksiltään "tyhjiltä".

Luonnehdintatekstien tilalla voisi kuvitella voivan käyttää esim. yksittäisiä sanoja ja listailla niiden kokonaisien kirjoituksien nimien ohessa, mutta eikö siten jäisi varmuudella jotain merkittävää määrittämättä? Ja jos käyttäjällä on kirjoituksia esim. 600 kpl, olisiko niidenkään silmäily "toimivaa"?